支援機関様の仕事で、専門家派遣や個別相談対応をする場合、必ず「報告書」を作成することになります。

年度末には、毎日のように多くの相談対応などを行うことに加え、調査事業の調査報告書を作成したり、多くの請求書を発送したり、当然ながら定例の仕事をしたりと、かなり多忙になります。そのため、報告書を作成することが大変になる場合も多いです。

私の場合、比較的スムーズに対応していましたが、先日、「いつ報告書を書いているの？」と聞かれることがありました。遅い時間まで仕事をして、それから報告書を作成するのは、なかなか大変な作業かも知れません。

私の場合は、実は「翌日の朝」に報告書を作成するようにしています。朝になれば疲れを取れていて、短時間で報告書を書くこともできるので、朝に１時間程度、時間を確保して対応するようにしています。

その他、最近では押印した報告書や請求書をPDFで送付して欲しい、と依頼されることも多いので、ハンディタイプのスキャナーを利用しています。スキャナーは事務所にありますが、自宅で作業したり、出張先で作業するときにスキャナーが無いと不便なので、購入しましたが、サランラップ程度のサイズでコンパクトですし、外出先でコンビニでスキャンするのも面倒ですから、とても助かっています。

「報告書を作成する」という業務は、生産性が高い業務ではありませんが、組織の関係上、必要な業務になりますし、どのような仕事に就いている人でも避けられない仕事ではないでしょうか。

「面倒な仕事は朝にする」という習慣を身に着けること、また、「多少の設備投資を行って効率化する」ことで、
時間を有効活用して、面倒な仕事を快適に済ませたいものです。

令和３年４月６日